Standar Oprational Prosedur (SOP) Akademik Prodi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUB BAGIAN AKADEMIK

[unduh]

DAFTAR SINGKATAN

BAA          = Biro Administrasi Akademik

BAAK = Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

DHK          = Daftar Hadir Kuliah

DPK           = Daftar Peserta Kuliah

DPNA        = Daftar Peserta dan Nilai Akhir

Kasubbag = Kepala Sub Bagian

KHS            = Kartu Hasil Studi

KRS            = Kartu Rencana Studi

KTM           = Kartu Tanda Mahasiswa

PA               = Pembimbing Akademik

PBM            = Proses Belajar Mengajar

SAP             = Satuan Acara Perkuliahan

SK                = Surat Keputusan

SKP              = Satuan Kredit Partisipasi

SKS               = Satuan Kridit Semester

SOP               = Standar Operasional Prosedur

SPP                = Sumbangan Pembinaan Pendidikan

UAS               = Ujian Akhir Semester

UKBJ             = Uji Kemampuan Bahasa Jepang

UTS                = Ujian Tengah Semester

A. REGISTRASI AKADEMIK MAHASISWA BARU

  1. Mahasiswa mengambil Kartu Rencana Studi (KRS) di subbagian pendidikan dengan menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dan Slip SPP.
  2. Mahasiswa berkonsultasi dan mengesahkan KRS pada pembimbing akademik (PA).
  3. Mahasiswa menyerahkan KRS yang sudah disahkan PA ke subbagian pendidikan.
  4. Subbagian pendidikan menerima dan menyerahkan KRS yang telah diklasifikasi kepada Unit Komputer.
  5. Unit Komputer mengolah KRS menjadi: Daftar Peserta Kuliah (DPK), Daftar Hadir Kuliah (DHK), Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA)
  6. Unit Komputer mengesahkan DPK, DHK, dan DPNA ke subbagian pendidikan untuk dilanjutkan kepada dosen-dosen pemberi   kuliah.

B. REGISTRASI AKADEMIK MAHASISWA LAMA

  1. Mahasiswa mengambil KHS dan KRS di subbagian pendidikan dengan menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) dan slip SPP.
  2. Mahasiwa mencatat jadwal kuliah yang telah ditetapkan.
  3. Mahasiswa berkonsultasi dan mengesahkan KRS pada PA.
  4. Mahasiswa menyerahkan/ mendistribusikan KRS yang telah disahkan PA: Satu ke subbagian pendidikan, Satu untuk PA, Satu untuk arsip mahasiswa bersangkutan
  5. Subbagian pendidikan menyerahkan kepada Unit Komputer untuk diklasifikasikan sesuai dengan jurusan persemester
  6. Unit Komputer mengolah KRS menjadi DPK, DHK, dan DPNA.
  7. Unit Komputer menyerahkan DPK, DHK, dan DPNA kepada Subbagian pendidikan untuk dilanjutkan kepada dosen-dosen pemberi kuliah.

C. PERKULIAHAN

  1. Pada awal perkuliahan setiap pengajar wajib menyampaikan Satuan Acara Perkuliahan berdasarkan silabus dan Kontrak Perkuliahan kepada mahasiswa, yang meliputi komponen di bawah ini: (1) SAP: Tujuan yang akan dicapai, Pokok atau subpokok bahasan yang akan dibicarakan, Teknik penyampaian, Cara penilaian keberhasilan mahasiswa, Informasi kepustakaan; (2) Kontrak Perkuliahan: Manfaat dan deskripsi mata kuliah, Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar, Strategi perkuliahan, Materi pokok, Informasi kepustakaan, Tugas-tugas, Kriteria dan standar penilaian, Tata tertib dan jadwal perkuliahan, Hal-hal lain yang perlu disampaikan secara terbuka kepada mahasiswa
  2. Perkuliahan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Tatap muka dilaksanakan sebanyak 16 kali pertemuan. Pada saat perkuliahan berlangsung, baik pengajar maupun mahasiswa wajib menaati kontrak perkuliahan yang telah disepakati bersama.
  3. Ujian Tengah Semester diadakan minimal setelah 7 kali tatap muka.
  4. Ujian Akhir Semester dilaksanakan pada akhir perkuliahan. Evaluasi persentase mahasiswa dalam perkuliaan menentukan boleh tidaknya mengikuti UAS (minimal kehadiran 75%). Bagian Akademik membuat angket evaluasi perkuliahan (PBM) untuk masing-masing mata kuliah yang akan diisi oleh mahasiswa, dan dijadikan umpan balik oleh dosen maupun jurusan.
  5. Penilaian akhir diambil berdasarkan nilai UTS, UAS, praktikum, seminar atau penugasan lainnya.

D. EVALUASI MATA KULIAH

  1. Perkuliahan berakhir setelah 16 kali tatap muka. Bagi mata kuliah yang pelaksanaannya belum mencapai 16 kali, dilakukan kuliah pengganti atau penugasan yang setara kepada mahasiswa.
  2. Terdapat jeda minggu tenang antara akhir perkuliahan dengan Ujian Akhir Semester.
  3. Soal diserahkan kepada panitia ujian paling lambat 7 hari sebelum ujian di mulai. Pengembalian absensi peserta perkuliahan dengan mencantumkan data/ catatan mahasiswa yang tidak boleh mengikuti ujian karena kehadirannya kurang dari 75% dalam perkuliahan.
  4. Mahasiswa yang telah memenuhi prasyarat dapat mengikuti ujian pada waktu yang telah ditetapkan.
  5. Pengajar memberikan nilai akhir dengan presentase nilai praktek dan tugas lebih dari 20%. Skala nilai 0-4 atau dengan simbol A,B,C,D,E.

E. ADMINISTRASI PENILAIAN

  1. Dosen mengisi daftar nilai akhir semester.
  2. Daftar nilai akhir semester dikirim ke subbagian pendidikan.
  3. Subbagian pendidikan mengumumkan pada mahasiswa dan meneruskan ke Unit Komputer.
  4. Unit Komputer merekam kemudian menerbitkan Kartu Hasil Studi (KHS).
  5. KHS di kirim ke subbagian pendidikan.
  6. Subbagian pendidikan mendistribusikan KHS kepada PA, mahasiswa dan orang tua mahasiswa.

F. PROGRAM PERBAIKAN/ REMIDI

  1. Mahasiswa mendaftar ke subbagian pendidikan dengan menunjukkan slip pembayaran SPP, SDPP, dan pembayaran SKS.
  2. Mahasiswa mengambil KRS di subbagian pendidikan dan berkonsultasi dengan pembimbing akademik (PA) berkaitan dengan mata kuliah yang diprogramkan.
  3. KRS yang sudah ditandatangani oleh PA disampaikan ke subbagian pendidikan untuk dibuatkan jadwal remidi dan permintaan dosen pengampu mata kuliah,
  4. Perkuliahan dimulai setelah ujian akhir semester selesai berlangsung.

G. UJIAN PROPOSAL

  1. Mahasiwa yang telah selesai menyusun proposal penelitian mengajukan permohonan kepada Ketua Program Studi paling lambat 2 minggu sebelum ujian dilaksanakan. Untuk dapat mengikuti ujian, mahasiswa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: (1) Naskah proposal penelitian bertemakan linguistik Jepang atau kesusatraan Jepang, diserahkan rangkap lima sebagai dasar pertimbangan Ketua Program Studi untuk membuat SK ujian; (2) Sudah lulus minimal 120 SKS dari semua mata kuliah yang ditawarkan dan menunjukkan bukti transkrip akademik yang telah dilegalisasi, serta bukti pembayaran SPP semester terakhir; (3) Sudah lulus mata kuliah seminar  dan komprehensif.
  2. Ketua Program Studi menetapkan panitia penguji, tanggal dan waktu pelaksanaan ujian melalui SK yang tembusannya disampaikan kepada Dekan, Subbagian Pendidikan, Subbagian Umum, Perlengkapan, dan mahasiswa bersangkutan.
  3. Saat presentasi ujian proposal, mahasiswa diharuskan menggunakan bahasa Jepang.

H. BIMBINGAN SKRIPSI

  1. Ketua Program Studi menunjuk dosen pembimbing setelah proposal yang diajukan oleh mahasiswa mendapat rekomendasi dari penanggung jawab kurikulum.
  2. Ketua Program Studi memberitahukan nama dosen pembimbing skripsi kepada mahasiswa dan kepada subbagian pendidikan.
  3. Subbagian pendidikan mengirim data dosen pembimbing skripsi beserta mahasiswa bimbingannya ke BAA/ Unit Komputer.
  4. Jumlah dosen pembimbing untuk satu skripsi adalah 2 (dua) orang.
  5. Ketua Program Studi mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan bimbingan dan seandainya terdapat ketidakcocokan antara mahasiswa dengan pembimbing maka tanggung jawab ada di tangan Ketua Program Studi/ Dekan.

I. UJIAN SKRIPSI

  1. Mahasiswa yang telah selesai menyusun skripsi meminta rekomendasi pembimbing I dan pembimbing II yang menyatakan bahwa skripsi siap diuji.
  2. Naskah skripsi yang telah direkomendasikan disampaikan oleh mahasiswa kepada Ketua Program Studi sebagai dasar pertimbangan untuk membuat SK ujian.
  3. Mahasiswa menunjukkan sertifikat kelulusan UKBJ level 3, bukti transkrip akademik yang telah dilegalisasi, lunas SPP, bebas masalah perpustakaan, dan bukti memiliki Satuan Kredit Partisipasi (SKP)
  4. Ketua Program Studi menetapkan paniti penguji dan hari pelaksanaan ujian melalui SK yang tembusannya disampaikan kepada Dekan, Kasubbag Pendidikan, Kasubbag Umum dan perlengkapan, Panitia Penguji dan mahasiswa yang bersangkutan.

 

J. BIMBINGAN DAN KONSELING

  1. Mahasiswa yang mempunyai masalah harus menghubungi PA.
  2. Pembimbing Akademik mengenali permasalahan mahasiswa.
  3. Bila masalah tidak dapat diselesaikan, PA melaporkan kepada Ketua Program Studi.
  4. Ketua Program Studi menyampaikan pada Dekan agar mahasiswa dapat berkonsultasi dengan Konselor tingkat Fakultas.
  5. Bila di tingkat Konselor Fakultas masalah tidak terselesaikan, mahasiswa dikirim ke Konselor tingkat Universitas.
  6. Bila ditingkat Konselor Universitas masalah tidak bisa diselesaikan, mahasiswa bermasalah dikirim ke konsultan dan masalahnya disampaikan kepada Rektor.

K. CUTI AKADEMIK

  1. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan cuti di subbagian pendidikan.
  2. Meminta persetujuan PA dan Ketua Program Studi.
  3. Permohonan cuti diajukan kepada Rektor, UP BAAK melalui Dekan
  4. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer dan mahasiswa bersangkutan.
  5. Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik paling lambat 2 (dua) minggu sebelum regristrasi ulang.
  6. Cuti dapat diambil/ diusulkan setelah berada di semester 3.

L. AKTIF KEMBALI SETELAH CUTI

  1. Mahasiswa mengambil formulir di subbagian pendidikan.
  2. Minta rekomendasi PA dan Ketua Program Studi.
  3. Mengajukan permohonan kepada Rektor melalui Dekan.
  4. Dekan melanjutkan permohonan kepada Rektor.
  5. Rektor menetapkan untuk menerima atau menolak.
  6. Ketetapan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa bersangkutan.

M. SEMESTER PENDEK (SP)

  1. Mahasiswa mendaftar semester pendek di subbagian pendidikan dengan disertai slip pembayaran Semester Pedek, SPP dan SDPP.
  2. Mengisi KRS dengan persetujuan PA.
  3. KRS yang sudah ditandatangani PA disampaikan ke subbagian pendidikan.
  4. Subbagian pendidikan membuat jadwal perkuliahan.
  5. Seminggu setelah pendaftaran, perkuliahan dimulai.

N. PUTUS KULIAH/ BERHENTI

1) KARENA TIDAK MEMPUNYAI KEMAMPUAN AKADEMIK

  1. Ketua Program Studi memberikan pertimbangan kepada Dekan.
  2. Dekan mengadakan evaluasi atas diri mahasiswa.
  3. Dekan mengajukan usul putus kuliah kepada Rektor.
  4. Rektor menerima atau menolak.
  5. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan.

2) KARENA MELANGGURAN KETENTUAN AKADEMIK

  1. Ketua Program Studi memberikan pertimbangan kepada Dekan.
  2. Dekan mengajukan usul putus kuliah kepada Rektor.
  3. Rektor menetapkan menerima atau menolak.
  4. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan.

3) PERMOHONAN SENDIRI

  1. Mahasiswa mengajukan permohonan berhenti kepada Dekan melalui Ketua Program Studi.
  2. Dekan melanjutkan permohonan mahasiswa kepada Rektor.
  3. Rektor memutuskan menerima atau menolak.
  4. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan.

 

O. MUTASI ANTAR PS/ JURUSAN

  1. Mahasiswa minta pertimbangan kepada PA, Ketua Program Studi asal dan Ketua Program Studi penerima secara tertulis.
  2. Mahasiswa mengajukan permohonan kepada Rektor Unud melalui Dekan Fakultas Sastra secara tertulis yang dilampiri dengan pertimbangan Ketua Program Studi penerima dan Ketua Program Studi asal.
  3. Dekan melanjutkan permohonan mahasiswa kepada Rektor, kemudian Rektor memutuskan untuk menerima atau menolak permohonan mahasiswa yang bersangkutan.
  4. Jawaban atas permohonan mahasiswa yang bersangkutan disampaikan ke Biro Administrasi Akademik, Dekan, Ketua Program Studi asal, Ketua Program Studi penerima, Unit Komputer dan mahasiswa yang bersangkutan.

P. MUTASI ANTAR FAKULTAS

  1. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis kepada Rektor Unud, yang dilampiri dengan pertimbangan PA, Ketua Program Studi, Dekan serta transkrip akademik yang telah dilegalisasi.
  2. Rektor memutuskan untuk menerima atau menolak permohonan mahasiswa setelah membaca pertimbangan ketua jurusan, Dekan asal dan Dekan yang dituju.
  3. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Unit Komputer, Dekan asal, Dekan yang dituju, Ketua Program Studi asal, Ketua Program Studi yang dituju, dan mahasiswa yang bersangkutan.

Q. MUTASI ANTAR UNIVERSITAS

  1. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis kepada Rektor asal melalui pertimbangan Dekan dan Ketua Program Studi asal dengan melampirkan transkrip akademik.
  2. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis kepada Rektor Universitas tujuan dengan melampirkan transkrip akademik dan rekomendasi Rektor Universitas asal.
  3. Rektor Universitas tujuan meminta pertimbangan kepada Dekan atau Ketua Program Studi tujuan.
  4. Rektor Universitas tujuan menetapkan menerima atau menolak berdasarkan pertimbangan Dekan atau Ketua Program Studi Tujuan.
  5. Keputusan Rektor yang dituju ditembuskan kepada Rektor Universitas asal, Dekan atau Ketua Program Studi yang dituju, BAAK, Unit Komputer, dan mahasiswa pemohon.

R. MAHASISWA MENINGGAL DUNIA

  1. Dekan setelah menerima laporan lalu mengecek informasi mengenai meninggalnya mahasiswa
  2. Dekan melaporkan perihal tersebut kepada Rektor
  3. Rektor menetapkan pemberhentian mahasiswa yang bersangkutan, tidak berstatus lagi sebagai mahasiswa dan ditembuskan kepada BAAK, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan ahli waris mahasiswa yang bersangkutan.